Kuluttaja-asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä 23.5.2018

1. Rekisterin pitäjä

Turun Messukeskus Oy
Messukentänkatu 9-13, PL 57, 20101 TURKU
Puhelin (02) 337 111
info[at]turunmessukeskus.fi
Y-tunnus: 0646264-4

Yhteyshenkilö

Turun Messukeskus Oy / Teija Hakula
Messukentänkatu 9-13
20210 Turku
+358 50 536 0223
maija.rintala@turunmessukeskus.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisteri koostuu asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista, sidosryhmistä ja yhteistyökumppaneista.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella tilausten, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin, markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden, potentiaalisen asiakkuuden, sidosryhmäsuhteen tai yhteistyökumppanuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä tai mahdollistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja, osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteisiin sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämiseen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.  Henkilötietoja voidaan käyttää lisäksi asiakas- tai sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen tai kehittämiseen, ilmoittautumisten, yhteydenottojen, asioinnin ja markkinoinnin, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden mahdollistamiseksi. Käsittelyn tarkoituksena on yhteystietojen ylläpitäminen sekä muu yhteydenpito, viestintä ja markkinointi.  Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on maksujen, palkkioiden ja korvausten suorittaminen tai perimisen sekä kyselyjen, tilastojen ja tutkimusten suorittaminen.

Käsittelyn oikeusperusteena on tarve sopimuksen täytäntöönpaneminen sekä liiketoimintaan liittyvän oikeutetun edun toteutuminen, kuten suoramarkkinointi ja myynti sekä asiakaspalvelu ei-asiakkaille.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös yhteen tai useampaan tarkoitukseen annettuun suostumukseen.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät edut tai perusoikeudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä mm. rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn etu- ja sukunimen, sekä mahdolliset yhteystiedot sekä tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero ja osoite.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjän ja käyttämämme palveluntarjoajayritysten erikseen nimetyt edustajat. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen teija.hakula@turunmessukeskus.fi

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita rekisteröidyltä on kerätty. Rekisteröidyn tulee pyytää kirjallisesti tietojaan ja rekisterinpitäjä toimittaa tiedon kerätyistä tiedoista viimeistään kuukauden kuluessa.
• Oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista kirjallisesti
• Oikeus pyytää tietojen poistamista. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa tiedot, mikäli jokin seuraavista perusteista täyttyy:
  *henkilötietoja ei tarvita enää niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty
  *rekisteröity peruuttaa suostumuksen
  *rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perustetta tai rekisteröity vastustaa suoramarkkinointitarkoitusta
  *henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  *henkilötiedot on poistettava lainmukaisen velvoitteen noudattamiseksi
  *henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä
• Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen;
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• Oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä Tietosuojavaltuutetulle: Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan, potentiaalisen asiakkaan, sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmä, verkkokaupan ja laskutuksen tietokanta muut tilanteet, joissa em. ryhmien jäsenet luovuttavat tietojaan.

Lisäksi henkilötietoja kerätään viranomaisilta, julkisista rekistereistä ja henkilötietohakemistoista, tiedotusvälineistä tai muista tietolähteistä, kuten internetin hakukoneista tai sosiaalisen median palveluiden kautta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja voidaan rekisterinpitäjän harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa yhteistyökumppaneillemme, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista. Tietojen luovuttaminen yhteistyökumppaneille tapahtuu vain käyttötarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin toiminta-ajatusta.

Lisäksi rekisteritietoja siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle palvelusopimuksen perusteella. Tällaisia toimintoja voi olla, esim. henkilötietojen tekninen hallinta, analysointi, viestintä ja kampanjat tai suoramarkkinointi. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on tehty asianmukaiset sopimuksen tietosuojaliitteet ja rekisterinpitäjä varmistaa, että käsittelijä suojaa henkilötiedot tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

9. Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tietosuojaselosteessa mainittu käsittelyn peruste on voimassa ja kohtuullisen ajan sen jälkeen ottaen huomioon velvoittava lainsäädäntö, kuten kirjanpitolainsäädäntö. Tietoja käsitellään vähintään sen ajan kuin asiakassuhde, potentiaalinen asiakassuhde, tai muu vastaava suhde on voimassa.
• Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

10. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Lähtökohtaisesti rekisterinpitäjä ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vaan pyrkii käyttämään EU:n sisällä olevia palveluntarjoajia mutta mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, rekisterinpitäjä varmistaa, että tietojen siirrolle on olemassa oikeusperuste ja että henkilötiedot suojataan käyttämällä viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja asianmukaisia teknisiä suojauksia.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa ja profilointia.